Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen:

Der Magistrat soll die zehn Projektschritte im „Kommunalen Ablaufplan“ für die Planung von Bauprojekten überarbeiten. Hierbei soll eine weitgehende Parallelisierung erreicht werden, soweit keine sachlichen und revisionsbezogenen Gründe entgegenstehen und ohne die Zustimmung von Gremien, wie der Stadtverordnetenversammlung und der Ortsbeiräte, zu übergehen. Dies soll den Prozess von der Projektidee bis zum Spatenstich beschleunigen. Hierbei sollen auch die Beschleunigungsansätze im M 95 (2024) in Punkt 8 zur Schulbauoffensive berücksichtigt werden, sowie die allgemeinen Finanz- und Wirtschaftsvorschriften und die Revisionsordnung überprüft werden, ob diese für eine generelle Anwendung in Frage kommen. Die Rechte der Stadtverordnetenversammlung sollen hierbei nicht beeinträchtigt werden.

Dies vorangeschickt wird der Magistrat beauftragt:

1. Der Magistrat soll prüfen und berichten, wie die Projektschritte im „Kommunalen Ablaufplan“ mittels üblicher Prozessoptimierungsmethoden im Rahmen der kommunalen Bestimmungen beschleunigt werden können. Auch organisatorische Methoden, wie beispielsweise Vorhabenspartnerschaften im Rahmen von Vergabeprozessen, sollen geprüft werden. Hierdurch sollen vor allem „Wartezeiten“ minimiert werden, indem einzuholende Beschlüsse und Verfahren anderweitig, ggf. auf gebündelten Grundlagen, vorab eingeholt werden und Tätigkeiten parallelisiert und beschleunigt werden. Diese „Wartezeiten“ betreffen vor allem, aber nicht nur, die Anmeldung der Planungsmittel für den Haushalt (Projektschritt 3) und das Warten auf Baumittel (Projektschritt 7).
2. Der Magistrat soll prüfen und berichten, welche bestimmten Gruppen/Pakete/Serien von Bauvorhaben sich dafür eignen, um gebündelt mit einem Budget für die Planung und Baudurchführung haushalterisch abgebildet werden zu können (analog der Schulbauoffensive), so dass die Umsetzung von der Bedarfsfeststellung bis zum Baubeginn zügig stattfinden kann. Hierbei soll unter anderem dargelegt werden, mit welchen Risiken beispielsweise bei Bauprojekten bereits auf Basis der ausgearbeiteten Projektidee ein Budget im Haushalt eingestellt werden kann.
3. Der Magistrat soll prüfen und berichten, inwieweit Projektschritte stärker digitalisiert werden können, um zur Beschleunigung im „Kommunalen Ablaufplan“ und zur verbesserten Informationsgrundlage beizutragen.
4. Der Magistrat soll aus den nach Tz. 2 identifizierten Gruppen/Pakete/Serien ein Pilotprojekt bestimmen, an dem der optimierte „Kommunale Ablaufplan“ in der Praxis erprobt wird. Die Stadtverordneten sind hierüber gesondert zu informieren. Notwendige Beschlüsse sind entsprechend frühzeitig einzuholen.
5. Der Magistrat soll darlegen, inwieweit Risiken bei einer frühzeitigen Verfügungstellung von Planungsmitteln und Baumitteln durch eine transparente Darstellung der Planungs- und Baufortschritte begegnet werden kann. Hierzu soll geprüft und berichtet werden, inwieweit ein Online-Portal für eine Transparenz im Status aller Hochbau- und Tiefbauarbeiten gegenüber Magistrat, Ämtern und Stadtverordneten sorgen kann.

Begründung:

Der „Kommunale Ablaufplan“ basiert auf den „Richtlinien zum Ablauf in der Vorbereitung, Durchführung, Abrechnung und Dokumentation von Bauwerken“ und stellt die internen Grundlagen einer jeden Projektrealisierung dar. Diese Bauwerksrichtlinie stammt aus dem Jahr 1989 und wird derzeit überarbeitet.

Von der Projektidee bis zum Baubeginn kann es im Rahmen des zehnstufigen „Kommunalen Ablaufplans“ bis zu 8 Jahre dauern. Diese Zeitspanne ist zu lang. Sie umfasst im ungünstigsten Fall unproduktive Wartezeiten von bis zu 4 Jahren.

Es gibt positive Beispiele, wie das serielle Bauen bei Sporthallen und Bauen von Kindergärten in Modulbauweise. Diese Beispiele zeigen, dass ein Bauwerk durchaus zügig geplant und errichtet werden kann. Auf diesen Erfolgen ist aufzubauen.

Verzögerungen in der Planung und im Bauablauf sind ein Teil des per se risikobehafteten Baugeschäfts. Dennoch spricht nichts dagegen, bei allgemein akzeptierten Bauvorhaben den Ablauf zu optimieren. Eine zeitliche Aneinanderreihung sämtlicher Tätigkeiten ist nicht notwendig. Das Risiko ist neben der Verzögerung zum Spatenstich und der fehlenden Nutzung des Objekts auch, dass sich Vorschriften ändern können, und dann nochmal neu geplant werden muss. Der „Kommunale Ablaufplan“ sollte deswegen optimiert und insgesamt erheblich beschleunigt werden.

Ein bestehender Ablauf kann mittels Optimierungsmethoden verbessert werden. Verwendete Methoden sind beispielsweise Parallelisieren, Vereinfachen, Beschleunigen, Vorziehen, Verlagern, Auslagern, Eingliedern und Zusammenfassen von Tätigkeiten. Das Einstellen von Planungsmitteln kann beispielsweise bereits vorab erfolgen, sobald ein Projekt bzw. eine Gruppe/Paket/Serie von Projekten identifizierbar sind und eine ausreichend genaue Schätzung möglich ist. Auch ein finaler, im Detail abgestimmter Plan ändert sich aufgrund neuer Erkenntnisse stets noch und es wird mit einem Posten für „Unvorhergesehenes“ als „Puffer“ geplant. Von daher muss man mit Schätzungen oft gar nicht warten, bis alles im Detail ausgearbeitet ist, da es sich ja selbst bei einer völlig exakten Planung immer noch um die Erkenntnisse in der Gegenwart, und nicht die finalen Erkenntnisse nach Fertigstellung handelt. So nutzt beispielsweise die Schulbauoffensive Methoden wie das Vorziehen von Entscheidungen und das Parallelisieren von Prozessschritten. Damit kann flexibel bis zur Auftragsvergabe ohne „Wartezeiten“ gearbeitet werden.

Eine Herausforderung bei der Parallelisierung sind die Koordination und Kommunikation zwischen Ämtern und vor allem eine revisionssichere Dokumentation. Eine weitgehende Digitalisierung der verbesserten Abläufe ist hierbei zu prüfen, um Informationen transparent und jederzeit verfügbar zu halten. Gerade bei der Vielzahl an Planungs- und Bauvorhaben kann es sinnvoll sein, eine Statusliste in einem Online-Portal digital verfügbar zu haben, die von Magistrat, Ämtern und Stadtverordneten einsehbar ist.